Với những khách hàng doanh nghiệp, việc bảo hành các thiết bị điện máy còn liên quan đến quy trình nội bộ và hợp đồng dịch vụ hậu mãi. Nhiều công ty lớn khi mua số lượng thiết bị lớn từ nhà cung cấp sẽ ký kết hợp đồng riêng về bảo hành và bảo trì định kỳ. Hợp đồng này có thể bao gồm các điều khoản như thời gian phản hồi nhanh hơn, hỗ trợ tận nơi trong vòng 24 giờ hoặc thay thế thiết bị tạm thời trong thời gian chờ sửa chữa. Nếu bạn đang phụ trách mua sắm cho doanh nghiệp, hãy chủ động đàm phán để đảm bảo dịch vụ bảo hành phù hợp với đặc thù hoạt động và yêu cầu vận hành liên tục của đơn vị. Hợp đồng bảo hành là một phần quan trọng trong cam kết chất lượng giữa nhà cung cấp và bên mua.

Trong trường hợp sản phẩm được tặng hoặc mua qua trung gian (ví dụ: hàng xách tay, hàng khuyến mãi), việc bảo hành sẽ phụ thuộc vào chính sách cụ thể của hãng và nhà phân phối. Một số hãng chỉ bảo hành cho sản phẩm mua tại các kênh chính thức hoặc được nhập khẩu chính ngạch, có hóa đơn tài chính rõ ràng. Vì vậy, nếu bạn nhận được sản phẩm từ chương trình khuyến mãi hoặc qua người quen mua hộ, hãy chủ động kiểm tra mã bảo hành, kích hoạt bảo hành điện tử nếu có thể, và lưu trữ thông tin mua hàng dưới bất kỳ hình thức nào có thể chứng minh được nguồn gốc. Đừng để sản phẩm rơi vào tình trạng “ngoài luồng” khiến bạn mất đi quyền lợi đáng lẽ thuộc về mình.



Ngoài các thông tin cơ bản về chính sách và quy trình bảo hành, người tiêu dùng cũng cần hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình trong quá trình sử dụng sản phẩm. Một trong những điều quan trọng là phải đọc kỹ sách hướng dẫn sử dụng kèm theo sản phẩm. Nhiều trường hợp sản phẩm bị hư hỏng không được bảo hành vì lỗi do người dùng sử dụng sai cách, ví dụ như cắm sai nguồn điện, để nước vào mạch điện, hoặc cố tình tháo rời các bộ phận kỹ thuật. Đọc kỹ tài liệu này giúp bạn sử dụng đúng cách, tránh hỏng hóc không đáng có và đồng thời đảm bảo quyền lợi bảo hành nếu có sự cố xảy ra.

Việc bảo quản sản phẩm trong quá trình sử dụng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi bảo hành. Nếu người dùng không sử dụng sản phẩm đúng cách hoặc làm hư hỏng do tác động bên ngoài như rơi vỡ, ngấm nước, chập điện thì nhiều khả năng sẽ không được chấp nhận bảo hành. Vì vậy, việc đọc kỹ hướng dẫn sử dụng, tránh để sản phẩm trong môi trường ẩm ướt, nhiệt độ cao hoặc nơi có bụi bẩn là điều cần thiết. Ngoài ra, khi phát hiện sự cố bất thường, bạn không nên tự ý sửa chữa mà nên liên hệ ngay với trung tâm bảo hành để được hỗ trợ theo đúng quy trình.

Khi sản phẩm được gửi đi bảo hành, bạn cần yêu cầu phiếu nhận sản phẩm hoặc biên bản xác nhận tình trạng trước khi sửa chữa. Tài liệu này sẽ giúp bạn làm căn cứ khi có phát sinh không mong muốn như mất mát linh kiện, trầy xước thêm hoặc thay thế không đúng bộ phận. Ngoài ra, bạn cũng nên yêu cầu thông tin dự kiến về thời gian hoàn thành bảo hành để dễ theo dõi. Nếu quá thời hạn mà không có phản hồi, bạn có thể chủ động liên hệ lại để được cập nhật tình trạng sản phẩm, tránh việc bị bỏ quên hoặc chậm trễ không rõ lý do. Trong quá trình gửi sản phẩm đi bảo hành, bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng sản phẩm, chụp hình lại các vết trầy xước, hư hỏng hiện có và ghi chú rõ ràng vào biên nhận nếu có. Đây là cách để tránh những tranh cãi không đáng có nếu sản phẩm bị trầy xước hoặc hỏng thêm trong quá trình vận chuyển và sửa chữa. Ngoài ra, nếu sản phẩm có dữ liệu cá nhân như tivi thông minh, máy tính, điện thoại, bạn nên sao lưu dữ liệu và xóa thông tin cá nhân trước khi gửi bảo hành để đảm bảo quyền riêng tư.