Từ event mang rất nhiều ý nghĩa mà mỗi người lại có cách hiểu biết khác nhau về nó. Theo cách giải thích của từ điển tiếng Việt thì những hoạt động lớn có mục đích được tổ chức với mô hình cực kỳ hoành tráng và đen lại khá nhiều ý nghĩa cho xã hội ví như đại hội Phù Đổng, các giải đấu thể thao, các chương trình truyền hình, các cuộc thi hoa hậu,… được hiểu là sự kiện.
Tuy nhiên thì rất nhiều người lại nghĩ rằng sự kiện không chỉ mang một ý nghĩa như từ điển tiếng Việt đã nêu ra mà còn có một ý nghĩa rộng hơn gồm những hoạt động xã hội và cả những hoạt động mang tính cá nhân. Không chỉ có vậy mà sự kiện theo khía cạnh khác còn được mọi người cho rằng các hoạt động nhỏ lẻ của các công ty, doanh nghiệp như giới thiệu các mặt hàng mới, tổ chức những hội thảo tuyên truyền quảng bá,… .

Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện. Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này. Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.

Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện. Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.

Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu. Một số hoạt động cần chuẩn bị như thiết kế chương trình, lập ban điều hành chương trình, viết thoại MC,..

>>> Xem thêm : cho thuê cổng hơi - Nhất định phải biết:Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất