Những điều cần biết về phần mềm quản lý dự án

Việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp là yếu tố quan trọng góp phần làm nên sự thành công của một dự án. Tất cả giai đoạn đều phải được theo dõi và xử lý theo quy trình nếu muốn một kết quả tốt nhất. Hãy cùng Next CRM tham khảo ngay bài viết dưới đây để lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý tốt nhất.

phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là giải pháp công nghệ được thiết kế nhằm mục đích kiểm soát, quản lý công việc. Quản lý cả những vấn đề phát sinh từ phòng ban, các vị trí làm việc cũng như cả một dự án. Nhờ có hệ thống phần mềm mà doanh nghiệp có thể giám sát toàn bộ quy trình, từ bước hình thành ý tưởng, lập kế hoạch, tính toán chi phí, nhân lực cho đến tiến độ hoàn thành công việc.

Xem thêm: TOP 6 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

Thực trạng quản lý dự án ở Việt Nam hiện nay

Theo sự phát triển của nền kinh tế, Việt Nam được công nhận là một trong những điểm đến hàng đầu của các nhà đầu tư trên thế giới. Bởi có sự bình ổn về kinh tế, chính trị, các chính sách thông thoáng mà hiện tại Việt Nam thu hút được nhiều dự án đầu tư với nhiều lĩnh vực từ xây dựng, nông nghiệp, công nghệ, giáo dục, giải trí...

Mặc dù có nhiều dự án được phát triển thành công nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập trong quy trình quản lý công việc, dự án. Vì vậy mà có khá nhiều dự án không đáp ứng được mục tiêu, thậm chí là phải bỏ dở giữa chừng vì không có phương án quản lý tốt nhất.

Thực tế có nhiều dự án bị kéo dài thời gian thi công so với kế hoạch ban đầu. Điều này cực kỳ ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả công việc. Có nhiều hồ sơ dự án, công việc chưa thực hiện đúng theo quy định Pháp luật. Đối với những dự án công trình xây dựng, nhà đầu tư không tập trung vào xây dựng kế hoạch hồ sơ dự án, điều này khiến việc phân bổ thời gian cho các giai đoạn không phù hợp, không có sự phân công công việc rõ ràng chính xác.

Một số công trình xây dựng còn bị xuống cấp nghiêm trọng do không có sự giám sát công việc chặt chẽ khi triển khai. Vấn đề này gây ra thiệt hại lớn về an toàn công cộng, thiệt hại người và tài sản.

Hơn nữa, nhiều dự án không sử dụng phần mềm công nghệ vào quản lý. Khiến việc giám sát trở nên khó khăn, vấn đề về nhân sự không được giải quyết triệt để. Một số cơ quản hành chính giải quyết hồ sơ giấy tờ còn chậm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án.

9 nguyên nhân khiến quá trình quản lý dự án thất bại

Thực trạng quản lý và điều hành dự án tại Việt Nam vẫn còn gặp nhiều khó khăn, rủi ro. Dưới đây là một số nguyên nhân dẫn tới thất bại trong quản lý dự án.

Thiếu kinh nghiệm quản lý

Quản lý dự án về bản chất không phải là một nhiệm vụ dễ dàng vì nó đòi hỏi sự chăm chỉ. Đây là một kỹ năng quản lý tốt để tạo ra được các dự án chất lượng. Việc quản lý trở nên khó khăn hơn nếu người quản lý dự án thiếu kỹ năng quản lý công việc và kinh nghiệm thực địa.

Để điều hành được các dự án, phát triển tốt kế hoạch thì người quản lý phải có kinh nghiệm làm việc trước đó. Khi dự án gặp rủi ro, nhà quản lý phải ngay lập tức vạch ra được chiến lược quản trị, đàm phán với các bên liên quan để đi đến kết quả thành công của dự án.

Người quản lý không phù hợp với dự án

Thường thường những người quản lý dự án được lựa chọn dựa trên năng lực, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của họ. Tuy nhiên hiện vẫn còn một số trường hợp, người quản lý dự án được lựa chọn chỉ dựa vào kiến thức ngành nghề của họ điều này dẫn đến nhiều rủi ro quản lý.

Không chỉ cần chuyên môn giỏi, nghiệp vụ tốt mà doanh nghiệp cần phải dựa vào tiêu chí lựa chọn người quản lý có kỹ năng làm việc nhóm tốt, phối hợp với các thành viên để hoàn thành tốt công việc. Bất kể dự án hay công việc hằng ngày, mọi thành viên trong nhóm phải đoàn kết để dự án được thực hiện thành công, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Không có kỹ năng lập kế hoạch dự án

Những người lãnh đạo dự án không có nhiều kinh nghiệm thường bỏ qua bước vạch ra kế hoạch. Điều này khiến nhân viên cảm thấy hoang mang về những nhiệm vụ trước mắt nếu không có phần mềm quản lý dự án hỗ trợ. Nếu một dự án được triển khai mà không có buổi họp chi tiết để trao đổi vấn đề công việc thì dự án rất dễ bị trật nhịp, gặp nhiều rủi ro.

Nhóm thực hiện dự án cần nắm rõ mục tiêu, các mốc thời gian thực hiện, các nguồn lực và những nội dung công việc quan trọng cần chuẩn bị trước khi dự án chính thức bắt đầu. Nhiệm vụ này cần được lập kế hoạch và phổ biến một cách rõ ràng, nhất quán từ chính người chịu trách nhiệm chính cho dự án.

Không tập hợp đầy đủ thông tin dữ liệu

Có nhiều dự án bắt đầu với danh sách các hạng mục sơ sài, thu thập thông tin khách hàng, nhà cung ứng, chi phí hoạt động không được đầy đủ, thống nhất.

Thực tế, một dự án có thể có nhiều người quản lý và bao gồm nhiều nhân viên thực thi. Kết quả của dự án có đem lại thành công hay không đều phụ thuộc rất nhiều ở các bước thu thập dữ liệu, lập kế hoạch cho dự án.

Mục tiêu và tiêu chí đo lường không rõ ràng

Mặc dù một dự án gặp thất bại có nhiều nguyên nhân gây ra. Nhưng trong số đó gồm cả việc thiết lập mục tiêu còn hạn chế, thiếu sót, không có các công cụ đo lường để giám sát tiến độ công việc. Hiện có rất nhiều nhà quản lý phạm phải sai lầm nghiệm trọng này khi bắt đầu triển khai dự án.

Dự báo thời gian và ngân sách không chính xác

Thời gian triển khai và dự trù ngân sách là hai vấn đề quan trọng mà mỗi người quản lý dự án cần lưu tâm. Tuy nhiên làm sao để dự báo chính xác, không có sự chênh lệch lớn, điều này yêu cầu người quản lý phải vạch ra được mục tiêu, kế hoạch trước khi triển khai. Việc xác định thời gian và ngân sách sẽ là yếu tố chính để quyết định kết quả cuối cùng của dự án. Hơn nữa dự trù ngân sách giúp giảm nhiều rủi ro và ngăn chặn những lỗi phát sinh.

Nếu trong quá trình quản lý dự án mà người quản lý gặp vấn đề về thời gian triển khai và ngân sách. Thì người lãnh đạo nên gặp và xin ý kiến tham khảo từ các chuyên gia hoặc từ những người đã có kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự. Luôn luôn phải đảm bảo được thời gian thực hiện hợp lý, không nên kéo dài vì sẽ gây tốn kém thêm chi phí cho doanh nghiệp.

Không có sự linh hoạt khi thay đổi phạm vi

Nguyên nhân chính yếu nhất gây ra sự thất bại là sự mâu thuẫn khi phải thay đổi phạm vi hoạt động. Theo khảo sát, nhiều nhà điều hành không có quyết định rõ ràng về phạm vi dự án tới các thành viên thực hiện và các bên liên quan. Điều này gây ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình thực thi công việc và nhiệm vụ sắp tới.

Không áp dụng công nghệ vào quản lý

Trong thời kỳ chuyển đổi số, các phần mềm quản lý dự án được thiết kế và trở thành một trong những giải pháp tốt nhất trong việc giải quyết bài toán năng suất công việc. Mặc dù các công cụ mang lại nhiều tính năng ưu việt, nhưng một số doanh nghiệp còn chậm trong quá trình chuyển đổi số, còn chưa áp dụng công nghệ vào thực thi dự án, công trình. Điều này gây ra sự lãng phí nguồn nhân lực. Thậm chí là tiến độ dựa án giậm chân tại chỗ, chi phí phải bỏ ra là quá lớn nếu không có sự quản lý chặt chẽ.

Kỹ năng cần có khi quản lý dự án
Nâng cao năng lực chuyên môn, có trách nhiệm

Khi thuần thục về kỹ năng quản trị dự án, nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Kể cả việc lưu giữ kết quả công việc theo file tài liệu, văn bản. Do đó, nhà quản lý cần trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ năng lưu trữ kết quả công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ của một người quản lý.

Thường xuyên tương tác với đồng nghiệp

Những cuộc họp trước mỗi dự án là điều cần thiết. Tuy nhiên, vấn đề hay gặp phải là cách quản lý thông tin như thế nào cho hợp lý nếu không sử dụng phần mềm quản lý dự án. Điều phối công việc như nào cho nhân viên cấp dưới một cách thống nhất và minh bạch. Để dự án được phát triển thuận lợi thì luôn luôn có sự tương tác trao đổi vấn đề giữa người quản lý và nhân viên và giữa những nhân viên với nhau.

Kỹ năng quản lý các thành viên làm việc hiệu quả, đoàn kết

Các thành viên trong nhóm thường có những ý kiến khác nhau, dễ xảy ra tình huống xung đột. Để cùng nhau đạt được mục tiêu chung, người quản lý cần đưa ra trọng tâm rõ ràng. Thay vì quan tâm đến quan điểm của từng cá nhân thì hãy định hướng cho nhân viên của mình cùng nhau làm việc để cùng nhau đạt được mục tiêu đã đề ra trước mắt.

Tất cả thành viên nhóm đều phải hiểu rõ được mục tiêu trước mắt và mục tiêu dài hạn. Và cùng nhau cam kết phấn đấu để hoàn thành tiến độ công việc. Việc đưa ra định hướng và mục đích của dự án là điều cần thiết và quan trọng để hình thành một teamwork hiệu quả, dự án được thành công hơn.

Luôn đảm bảo tiến độ công việc

Nếu không đảm bảo được đúng thời gian hoàn thành dự án thì gây ra nhiều sự lãng phí cho doanh nghiệp. Gây lãng phí thời gian, lãng phí nguồn nhân lực, lãng phí ngân sách của doanh nghiệp. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc duy trì tiến độ công việc với chất lượng cao nhất nên khi làm chủ được điều này. Bạn sẽ được mọi thành viên của nhóm tôn trọng.

Bình tĩnh để kiểm soát rủi ro

Một người quản lý dự án giỏi cần phải biết phán đoán và nắm bắt chính xác tình hình trên cơ sở có đủ thông tin về dự án. Căn cứ vào thời điểm phải thực hiện dự án, người quản lý biết được ai đang làm việc gì, ở đâu và sẽ có các biện pháp phòng ngừa cần thiết. Nếu không may xảy ra sự cố thì phải hết sức bình tĩnh để xử lý các vấn đề nảy sinh và giữ được ổn định tình hình.

Thích ứng với những thay đổi

Không khó chịu với sự thay đổi đột ngột của dự án. Một người quản lý dự án giỏi cần phải thích nghi với các thay đổi của dự án và đưa ra những giải pháp phù hợp để kiểm soát tình hình nhằm duy trì sự thành công cho dự án đó.

Nguồn: nextcrm.vn